Liste des documents de due diligence : Guide pratique pour la France

Acquérir une entreprise, que ce soit par une vente ou une fusion, est une étape cruciale dans le développement de votre activité. Bien que cette démarche offre des opportunités significatives de croissance, elle peut également exposer l’entreprise acquéreuse à des risques importants. Pour minimiser ces risques et assurer le succès de l’opération, une due diligence approfondie est essentielle. Cela implique la collecte et l’analyse d’une liste exhaustive de documents de due diligence.

Dans ce guide pratique, nous allons détailler les documents nécessaires pour chaque étape du processus de due diligence, en mettant l’accent sur les spécificités du cadre juridique français. Nous aborderons également l’importance de la data room dans ce processus et fournirons des conseils pratiques pour faciliter votre démarche.

Qu’est-ce que la due diligence ?

La due diligence, ou diligence raisonnable, est un processus d’enquête approfondie visant à évaluer tous les aspects d’une entreprise cible avant son acquisition. Elle permet aux acquéreurs potentiels d’obtenir une compréhension complète et précise de l’entreprise, en identifiant ses forces, ses faiblesses, ses risques et ses opportunités. En somme, la due diligence est indispensable pour prendre une décision éclairée et sécuriser votre investissement.

L’importance de la data room dans le processus de due diligence

Avant de plonger dans la liste des documents de due diligence, il est crucial de comprendre le rôle de la data room. Il s’agit d’un espace sécurisé, souvent virtuel, où sont stockés tous les documents nécessaires à la due diligence. La data room facilite l’accès aux informations pour les parties prenantes tout en garantissant la confidentialité et la sécurité des données sensibles. Elle est donc un élément central du processus, permettant une gestion efficace et organisée des documents de due diligence.

Spécificités du processus de due diligence en France

En France, le processus de due diligence est encadré par diverses dispositions légales, notamment le Code de commerce et le Code civil. Les principes de transparence et de bonne foi sont essentiels. Par ailleurs, certaines informations doivent être obligatoirement communiquées, comme les comptes annuels déposés au greffe du tribunal de commerce. Il est donc important de connaître les obligations légales pour assurer une due diligence conforme aux réglementations françaises.

Liste des documents nécessaires pour chaque type de due diligence

Afin de mener une due diligence complète, il est nécessaire de rassembler une série de documents spécifiques pour chaque domaine d’analyse. Voici une liste détaillée des documents de due diligence à collecter, accompagnée de conseils pratiques pour chaque étape.

1. Documents pour la due diligence juridique et réglementaire

Cette étape vise à examiner les aspects juridiques et de conformité de l’entreprise cible.

Documents à collecter :

• Statuts de l’entreprise : Actes constitutifs, modifications statutaires, procès-verbaux des assemblées générales et du conseil d’administration.
• Extrait Kbis : Preuve de l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), document officiel attestant de l’existence légale de l’entreprise.
• Contrats et accords : Tous les contrats en cours avec les clients, fournisseurs, partenaires, employés, y compris les baux commerciaux et les contrats de licence.
• Titres de propriété intellectuelle : Brevets, marques, droits d’auteur, licences, certificats d’enregistrement.
• Litiges en cours ou passés : Documents relatifs aux procédures judiciaires, arbitrages, mises en demeure, contentieux potentiels.
• Permis et licences : Autorisations administratives, certificats de conformité nécessaires à l’activité.
• Assurances : Polices d’assurance, attestations de couverture, historique des sinistres.
• Conventions réglementées : Conformément aux articles L.225-38 et suivants du Code de commerce, incluant les conventions avec les dirigeants ou actionnaires.
• Conseils pratiques :
• Vérification minutieuse : Assurez-vous que tous les documents sont à jour et conformes aux exigences légales françaises.
• Clauses de transfert : Examinez les contrats pour identifier les clauses de changement de contrôle ou de cession.
• Risques juridiques : Analysez les litiges en cours pour évaluer les risques potentiels et leur impact financier.

Spécificités en France :

• Langue des documents : En France, les documents juridiques doivent être rédigés en français ou traduits officiellement.
• Transparence des conventions : Les conventions réglementées doivent être approuvées par l’assemblée générale des actionnaires, conformément au Code de commerce.

2. Documents pour la due diligence financière

Cette étape permet d’évaluer la santé financière de l’entreprise cible.

Documents à collecter :

• États financiers audités : Bilans, comptes de résultat, annexes des trois à cinq dernières années.
• Comptes annuels déposés : Comptes déposés au greffe du tribunal de commerce, accessibles au public.
• Rapports des commissaires aux comptes : Rapports sur les comptes annuels, comptes consolidés, éventuels rapports spéciaux.
• Budgets et prévisions financières : Plans d’affaires, projections de revenus et de dépenses, analyses de sensibilité.
• Registres comptables : Grand livre, journaux comptables, balances générales et auxiliaires.
• Documents fiscaux : Déclarations fiscales (TVA, IS, CFE), avis d’imposition, correspondances avec l’administration fiscale, contrôles fiscaux en cours.
• Détails des dettes et créances : Échéanciers, conditions de paiement, analyses d’âge des comptes clients et fournisseurs.
• Engagements hors bilan : Cautions, garanties, engagements de retraite, contrats de location-financement.

Conseils pratiques :

• Analyse des tendances : Étudiez les variations significatives dans les états financiers pour identifier des anomalies ou des opportunités.
• Vérification fiscale : Assurez-vous de la régularité des déclarations fiscales et des paiements d’impôts pour éviter des redressements futurs.
• Engagements futurs : Évaluez les engagements hors bilan qui pourraient affecter la situation financière de l’entreprise.

Spécificités en France :

• Normes comptables : Les comptes annuels doivent être établis selon le Plan Comptable Général français.
• Obligation d’audit : Certaines sociétés sont tenues de nommer un commissaire aux comptes (articles L.823-1 et suivants du Code de commerce).

3. Documents pour la due diligence opérationnelle

Cette étape examine les processus internes et l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Documents à collecter :

• Organigrammes : Structure hiérarchique, répartition des responsabilités.
• Processus internes : Manuels de procédures, politiques opérationnelles, normes de qualité.
• Rapports d’activité : Indicateurs de performance clés (KPI), tableaux de bord, analyses opérationnelles.
• Informations sur la chaîne d’approvisionnement : Liste des fournisseurs, conditions d’achat, dépendance vis-à-vis de certains fournisseurs.
• Inventaire des actifs : Liste des équipements, immobilisations corporelles, logiciels, brevets technologiques.
• Plans de maintenance : Programmes d’entretien préventif, contrats de maintenance.

Conseils pratiques :

• Efficacité opérationnelle : Identifiez les domaines où des améliorations peuvent être apportées pour accroître la productivité.
• Risques liés aux fournisseurs : Évaluez la stabilité et la fiabilité des fournisseurs clés.
• Investissements futurs : Anticipez les besoins en investissements pour le renouvellement ou la modernisation des équipements.

Spécificités en France :

• Réglementations en santé et sécurité : Conformité avec le Code du travail en matière de conditions de travail et de sécurité.
• Normes environnementales : Respect des réglementations environnementales françaises, notamment pour les industries polluantes.

4. Documents pour la due diligence commerciale

Cette étape permet d’évaluer la position de l’entreprise sur le marché et ses perspectives de croissance.

Documents à collecter :

• Études de marché : Rapports sectoriels, analyses de la concurrence, tendances du marché.
• Liste des clients : Principaux clients, segments de marché, historique des ventes.
• Contrats de vente : Accords commerciaux, conditions générales de vente, contrats-cadres.
• Stratégies marketing : Plans marketing, positionnement de la marque, campagnes publicitaires passées et en cours.
• Portefeuille de produits/services : Descriptions détaillées, avantages concurrentiels, cycles de vie des produits.
• Indicateurs de performance commerciale : Chiffre d’affaires par produit/service, taux de fidélisation, parts de marché.

Conseils pratiques :

• Concentration des clients : Analysez le risque lié à la dépendance vis-à-vis de quelques clients majeurs.
• Opportunités de croissance : Identifiez les marchés émergents ou les niches potentielles pour l’expansion.
• Positionnement concurrentiel : Évaluez la compétitivité de l’entreprise face à ses concurrents directs.

Spécificités en France :

• Législation sur la concurrence : Respect des règles édictées par l’Autorité de la concurrence pour éviter les pratiques anticoncurrentielles.
• Protection du consommateur : Conformité avec les lois françaises sur la protection des consommateurs et les obligations d’information.

5. Documents pour la due diligence des ressources humaines

Cette étape est essentielle pour comprendre la gestion du personnel et les obligations sociales.

Documents à collecter :

• Registre du personnel : Liste complète des employés, postes, ancienneté, rémunérations.
• Contrats de travail : Contrats à durée indéterminée (CDI), contrats à durée déterminée (CDD), contrats d’apprentissage, clauses spécifiques.
• Accords collectifs : Conventions collectives applicables, accords d’entreprise, protocoles d’accord.
• Politiques RH : Règlement intérieur, politiques de formation, procédures d’évaluation des performances.
• Contentieux sociaux : Litiges en cours ou passés avec les employés, décisions prud’homales.
• Déclarations sociales : Cotisations URSSAF, déclarations sociales nominatives (DSN), attestations de conformité.

Conseils pratiques :

• Conformité légale : Vérifiez que les contrats de travail respectent le Code du travail et les conventions collectives.
• Risques sociaux : Identifiez les litiges potentiels qui pourraient entraîner des coûts ou perturber l’activité.
• Climat social : Évaluez la satisfaction des employés et le niveau d’engagement au sein de l’entreprise.

Spécificités en France :

• Représentation du personnel : Obligation de mettre en place des instances représentatives (CSE) selon la taille de l’entreprise.
• Droit du travail protecteur : La législation française offre une protection importante aux salariés, nécessitant une attention particulière.

6. Documents pour la due diligence immobilière et des actifs

Cette étape évalue les biens immobiliers et les actifs physiques de l’entreprise.

Documents à collecter :

• Titres de propriété : Actes notariés, certificats de propriété, extraits cadastraux.
• Baux immobiliers : Contrats de location, conditions financières, durées, options de renouvellement.
• Diagnostics immobiliers : Rapports sur l’amiante, le plomb, la performance énergétique, les termites.
• Assurances immobilières : Polices d’assurance, historique des sinistres, couvertures spécifiques.
• Plans et autorisations : Plans architecturaux, permis de construire, autorisations d’urbanisme.

Conseils pratiques :

• Charges et servitudes : Vérifiez l’existence de servitudes, hypothèques ou autres charges grevant les biens.
• Conformité urbanistique : Assurez-vous que les constructions sont conformes aux règles d’urbanisme locales.
• Coûts futurs : Anticipez les dépenses liées à l’entretien, la rénovation ou la mise aux normes des bâtiments.

Spécificités en France :

• Obligations de diagnostic : Lors de la vente d’un bien immobilier, certains diagnostics sont obligatoires (articles L.271-4 et suivants du Code de la construction et de l’habitation).
• Droit de préemption : Les collectivités locales peuvent avoir un droit de préemption sur certains biens immobiliers.

7. Documents pour la due diligence des systèmes informatiques et de la sécurité numérique

Cette étape est cruciale pour évaluer les risques technologiques et la protection des données.

Documents à collecter :

• Inventaire des équipements informatiques : Liste des matériels, logiciels utilisés, licences, contrats de maintenance.
• Politiques de sécurité informatique : Protocoles de sécurité, gestion des mots de passe, contrôles d’accès.
• Contrats avec les fournisseurs IT : Accords de service, conditions de support, SLA (Service Level Agreements).
• Plans de continuité d’activité : Stratégies de sauvegarde des données, procédures de reprise après sinistre.
• Audits de cybersécurité : Rapports d’évaluation des systèmes, tests de vulnérabilité, incidents passés.

Conseils pratiques :

• Conformité RGPD : Vérifiez le respect du Règlement Général sur la Protection des Données, notamment en matière de consentement et de droit à l’oubli.
• Vulnérabilités : Identifiez les failles potentielles qui pourraient être exploitées par des cyberattaques.
• Intégration technologique : Évaluez la compatibilité des systèmes informatiques avec ceux de l’entreprise acquéreuse.

Spécificités en France :

• Rôle de la CNIL : La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés supervise la protection des données personnelles en France.
• Obligations légales : En cas de violation de données, il est obligatoire de notifier la CNIL et les personnes concernées.

Conclusion sur les documents de due diligence

La réussite d’une acquisition ou d’une fusion dépend en grande partie de la qualité du processus de due diligence. La collecte exhaustive et l’analyse rigoureuse des documents de due diligence permettent d’identifier les risques, de valoriser correctement l’entreprise cible et de préparer une intégration harmonieuse. En France, le respect des obligations légales et réglementaires est fondamental pour sécuriser la transaction et éviter des litiges futurs.

N’oubliez pas que la data room joue un rôle central en facilitant l’accès sécurisé à tous ces documents. Une organisation efficace de la data room contribue à une due diligence fluide et productive.

En résumé, cette liste des documents de due diligence est un outil indispensable pour tout acquéreur souhaitant mener à bien une opération de croissance externe en France. En suivant ce guide, vous serez mieux armé pour naviguer dans le processus complexe de la due diligence et élaborer un rapport de due diligence complet et précis.